Odgovor na predstavku o radovima u ulici.
Građanin pita zašto radovi traju dulje od najavljenog, kako je osiguran pristup kućama i kada će se promijeniti prometna regulacija. Potrebne informacije nalaze se kod više odgovornih osoba i u različitim dokumentima.
Od dopisa do preglednog nacrta.
- Izdvaja svako pitanje i zahtjev iz dopisa.
- Povezuje ih s potvrđenim informacijama upravnog odjela, izvođača i komunalnih službi.
- Priprema nacrt odgovora i označava pitanja za koja potvrđena informacija nedostaje ili je nepotpuna.
Pravila za podatke, izvore i odobrenje.
- Koji se AI alat i službeni račun koriste te koji su podaci dopušteni.
- Tko potvrđuje pojedinu informaciju o radovima, rokovima, pristupu i prometu.
- Kako se bilježe izvori, otvorena pitanja, završna provjera i odobrenje odgovora.
Brži, potpun i provjerljiv odgovor.
Službenik dobiva preglednu podlogu i nacrt koji prati svako pitanje. Odgovorna osoba provjerava potvrđene informacije i odobrava sadržaj prije slanja građaninu.
Što smjernica konkretno daje zaposleniku+
Dopuštena svrha
AI se koristi za izdvajanje pitanja, organiziranje potvrđenih informacija, pripremu radnog nacrta i provjeru njegove potpunosti.
Alat i podaci
Zaposlenik koristi odobreni alat i službeni račun te materijal pripremljen prema pravilima organizacije o osobnim i povjerljivim podacima.
Izvori i provjere
Svaka službena informacija povezuje se s izvorom i potvrdom odgovorne osobe, a razlike i otvorena pitanja ostaju jasno označeni.
Odobrenje
Prije slanja odgovorna osoba provjerava je li odgovoreno na svako pitanje, potvrđuje sadržaj i odobrava konačni tekst.